派遣OL 40代! 10年目にして想う

なしくずしに10年が経ってしまった派遣OLのあれこれ。派遣という働き方

ペーパーレスと書類の電子化について想う、スタンプラリーが問題だ

 

どーも。

ハンコ文化について想う派遣OLです。

 

今は

立体プリンターで

銃ができる時代です。

(ホントだよ)

 

だからという訳ではないけれど

ハンコや印鑑の偽造は

もはや容易にできちゃいます。

 

契約書や請求書、

稟議書や社内決裁書などに

押される印。

 

その印の重みは・・・

どれほどあるのでしょーか?

 

そしてペーパーレスと

このハンコの文化

じつは

密接に関係ありそうですよ。

 

 

10社以上20社未満の就労経験から

ハンコ文化について

独断と偏見で語ってみましたので

どうぞー。

 

基本!?大企業ほどペーパーレスが難しい?

 

中小企業と大企業の大きな違いは

何でしょうか?

たくさんありますが

ここは社員数というところに

目を向けていきたいと思います。

 

単純に考えて

5人の人の認識を共有しルールを作るのと

1万人の人の認識を共有しルールを作るのと

どちらが難しいかというと・・・

1万人のほうですよね?

 

さて今まで全て紙でやってきました。

今日からすべてPCですよ!

 

となった時に

どうなると思います?

 

例えば社員が5人の会社なら

 

「社長が言うなら仕方ないな」

となると思いますが

大企業は違います

 

大企業は、まずルールや運用を考えます。

次に設備をなんとかします。

そして研修やレクチャーをします。

ルール通りにやらない人のための

管理を考えます。

 

その方法が浸透するまで

数ヶ月間、過渡期や端境期の運用に

頭を悩ませます。

 

ペーパーレスが難しいのは

こういった規模の問題もあります。

あと日本社会の傾向で

変化をきらう人が多い部分もあるでしょう。

 

大企業ほど保守的な人が多いというのも

当然ではありますよね。

(これが偏見か;)

 

 とにかく部長!押印お願いします!

みたいな。

 

押印文化は企業ごとに違う!

 

10社以上20社未満の就労経験をもとに

言いたいのですが

あなたの会社の押印ルール

常識ではない!!!

 

そう。

会社ごと、企業ごとに

押印文化はさまざまです。

 

書類の押印、

右に行くほど役職が上なのか

左に行くほど役職が上なのか

それさえも、企業によって違います

 

まったく逆の企業もあるのです。

 

そしてシャチハタOKの企業も

禁止の企業もあります。

シャチハタの代わりに

個人の日付印というものを

使っている企業もあります。

 

社印も非登録印があったり

なかったり

厳重管理されていたり

簡易管理されていたり

代理印が押せたり押せなかったり

あれもこれも大きく違います。

 

銀行や金融系だと

上席者へ向けて、礼をする意味で

印鑑を傾けてナナメに押す!

という謎の文化もあります。

 

新しい派遣先に行くと

みんなそれが普通と思っているので

たまに「この派遣は物を知らないなぁ」

みたいな反応をされますが

違うのです。

 

常識が色々あるだけなのです。

 

社内スタンプラリーを電子印でなんとか!?

 

大企業にありがちですが

担当者、上席者、部署責任者、部門責任者、役員、社長

みたいな複数の方のスタンプ(印)

すべて揃えて

ようやく書類が決裁されたものとなる

という

スタンプラリーが繰り広げられることがあります。

 

社内郵便や社員や派遣の持参などで

書類が回って

スタンプが増えて行くしくみがあるのです。

 

簡易的書類でも、

最低3人くらいの印が必要。

 

部長の出張があって、承認が止まってます!

みたいなことは普通です。

 

しかしながら一方で

さすがに21世紀ですから

このハンコ文化を

なんとかしなければいけない!

という雰囲気も感じ取れます。

 

その結果

電子印や電子承認などの

導入をしている企業が増えてきました。

 

PDFが途中から紙になったり!?します

 

しかしペーパーレスが進むかというと

どうでしょうか。

 

下記は私が実際経験したことです。

 

作成はWordでやって

一旦プリントアウトして担当者(私)が押印、

PDF化してメールやアプリで回付。

 

PDFに上席者2名が電子的に押印。

それをに出力して

部長に提出し、部長が押印。

 

それをで社内郵便で送って

本部長に押印してもらったものを

PDFしてメール添付してもらったものを

データ保管した後

で出力してファイリング。

 

・・・どうでしょう。

途中で紙になったりPDFになったりしていますよね?

 

っていうか、むしろ紙、

増えてますよね;

 

どさっとな。

紙山積み

注意!これはイメージです;

 

まとめ・コロナで無理やり変わってきた!

 

実感として

今、働いている企業でも

リモートワークやテレワーク化を

頑張って導入しようとしていて

社内決裁書は全て電子印でもいい

みたいな雰囲気

なってきました。

 

これは、ひとえにコロナの影響です。

 

フローや決まりが見直され

簡略化され

代理者がもれなく設定され

使用アプリケーションを変えたりもして

「何がなんでも

  部長のハンコがいるんですっ」

みたいなことが減りました。

 

書類は・・・ビミョーに減ったくらいかな。

 

だって途中で紙になるのだもの・・・。

 

そしてこれは

社内のペーパーレス問題ですが

税金関係や会社法など

法律で保管期間が決まっている書類も問題です。

 

今は税金系で電子データでもOK

という流れが出てきましたので

改善には希望がもてます。

 

ただ大企業の変化は

どうしても、ゆっくりになりそうですね。

 

私個人としては

紙の風合いは好きですが

(本とか手紙とか)

無駄は省くという意味では

ぜひぜひ、これからも変わってほしいなぁ。

 

本とめがね

本は好き!紙で良い!

紙が良い!

以上!

 

ひららん ♪